Τετάρτη, 2 Νοεμβρίου 2016

Η ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ

Η ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ
Η επικοινωνία έχει ιδιαίτερη σημασία για την αποτελεσματική λήψη αποφάσεων, τη λειτουργία των ομάδων και την ηγεσία της επιχείρησης.
  • Καθορίζουν οι επιχειρήσεις/οργανώσεις το είδος, το περιεχόμενο, τη ροή της επικοινωνίας ή συμβαίνει το αντίστροφο;
  • Το επικοινωνείν προϋποθέτει το οργανώνειν και το αντίστροφο: «η δομή, η έκταση και οι σκοποί μιας οργάνωσης καθορίζονται σχεδόν αποκλειστικά από τις τεχνικές επικοινωνίας»
  • Eδραίωση των δομών γραφειοκρατικοποίησης με στόχο την αποτελεσματικότητα, την αύξηση της απόδοσης, τη δημιουργία ενός αισθήματος «τάξης», και νομιμοποίησης των ακολουθούμενων πρακτικών (ιεράρχηση της εξουσίας)
  • Έμφαση στο γραπτό λόγο
  • Οι επιχειρήσεις ενδιαφέρονται να χαρτογραφήσουν τα δίκτυα επικοινωνίας και συγχρόνως να μελετήσουν τη διαδικασία συμμετοχής των ατόμων σ’ αυτά. 
Η χρήση νέων τεχνολογιών στις επιχειρήσεις έχει επιφέρει σημαντικές αλλαγές στο πρότυπο της επιχειρησιακής επικοινωνίας απαιτούν υψηλότερο επίπεδο γενικών γνώσεων και μεγαλύτερη εξειδίκευση.
Οι επικοινωνιολόγοι εστιάζουν στις τεχνικές επιβολής απόψεων και πειθούς που θα έπρεπε να επιδιώξει να εξασφαλίσει ο πομπός (μαζικός επικοινωνητής) έναντι του δέκτη (διάφορες κατηγορίες κοινού) και πληροφορούν την επιχείρηση.
ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ και ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ
Επικοινωνία στο πλαίσιο της τυπικής οργάνωσης
  • Συνεργασία, συντονισμός, αμφίδρομη ροή πληροφοριών. Απαιτεί κατάλληλες δομές, δίκτυα πληροφοριών, διαδικασίες επικοινωνίας.
-Κάθετη επικοινωνία:
α)Η επικοινωνία από πάνω προς τα κάτω  
  • Παραδοσιακή μορφή επικοινωνίας. Δεν είναι αμφίδρομη. Η μεταφορά των μηνυμάτων γίνεται με μορφή διαταγών, οδηγιών, παρατηρήσεων, ανακοινώσεων, κ.τ.λ. από ανωτέρους σε κατώτερα στελέχη και είναι σχετικά με τον ορισμό καθηκόντων, την εκτέλεσή τους, τις διαδικασίες, τις πολιτικές, κ.τ.λ..
  • Πρόβλημα 1: οι υφιστάμενοι αισθάνονται δυσαρηστημένοι και η βελτίωση της εργασίας είναι ανέφικτη.
  • Ο λόγος: δεν έχουν την ευκαιρία να στέλνουν μηνύματα σχετικά με τα προβλήματα της εργασίας, να προτείνουν ιδέες για βελτίωση της παραγωγικότητας, να γνωστοποιούν προσωπικές ανάγκες, προβλήματα ή παράπονα.
  • Πρόβλημα 2: το μήνυμα αλλοιώνεται περνώντας απ’ όλα τα ιεραρχικά επίπεδα. Λιγότερο κατανοητά στους αποδέκτες.
β)Η επικοινωνία από κάτω προς τα επάνω
  • Οι εργαζόμενοι αισθάνονται ικανοποίηση γιατί μεταβιβάζουν αυτά που θέλουν.
  • Οι προϊστάμενοι ελέγχουν την τύχη των δικό τους μηνυμάτων και γνωρίζουν την κατάσταση του χώρου που προΐστανται.
-Οριζόντια επικοινωνία
Επικοινωνία εργαζομένων σε διαφορετικά τμήματα της επιχείρησης στο ίδιο όμως επίπεδο ιεράρχησης.
Αρνητικός παράγοντας----> ο ανταγωνισμός των προισταμένων,----> η μυστικότητα και η περιχαράκωση----> αρνητικές συνέπειες στην συνεργασία, στον συντονισμό και στο κοινωνικό κλίμα.
Βασικά εμπόδια επικοινωνίας
  • Φυσιολογικά
  • Ψυχοσυγκινησιακά (διάθεση, προκατάληψη, συναισθήματα)
  • Περιβαλλοντικά
  • Ασαφείς στόχοι
  • Μη σωστά μηνύματα, την ευθύνη την έχει ο πομπός που ατα διαμορφώνει (ασάφεια, μη ακρίβεια,, έλλειψη πληρότητας, περιεκτηκότητας, συντομίας, κ.τ.λ.)
  • Κακή επιλογή χρόνου και χώρου, π.χ. ο προιστάμενος δεν ακούει το προσωπικό πρόβλημα του υφισταμένου του όταν ο ίδιος έχει καθυστερήσει στο διοικητικό συμβούλιο.
  • Κακή επιλογή τρόπου και μέσου:
                Τρόπος: γραπτή – προφορική – οπτική επικοινωνία 
                Μέσα: λόγος – τόνος – σώμα – τηλέφωνο κ.τ.λ.
  • Έλλειψη ενδιαφέροντος / απροσεξία
  • Βιαστικά συμπεράσματα (συνήθως λόγω έλλειψης χρόνουκαι μη ολοκλήρωσης του μηνύματος από τον πομπό)
  • Προδιάθεση/προκατάληψη π.χ. προτάσεις εργαζομένων για βελτιώσεις να απορρίπτονται με την προκατάληψη ότι ενεργούν πάντα εις βάρος της επιχείρησης.
  • Υπερευαισθησία σε ορισμένες λέξεις, φράσεις, γεγονότα, και να χάνουν το νόημα.
  • Διαφορετικές αντιλήψεις, κάθε άνθρωπος έχει τις δικές του εμπειρίες, γνώσεις, αξίες, ανάγκες, επιθυμίες.
  • Σχέσεις μεταξύ πομπού – δέκτη
  • Δομές/ διαδικασία π.χ. γραφειοκρατία.
  • Υπερφόρτωση
  • Κλίμα/παιδεία π.χ. καχυποψία, έλλειψη ελευθερίαςέκφρασης, έλλειψη σεβασμού περιορισμό επικοινωνίας
  • Κώδικές π.χ. ορολογίες επαγγελμάτων γιατρού π.χ. κέρδος διαφορετική σημασία για την εργάτη από τον επιχειρηματία.
Τρόποι αντιμετώπισης των εμποδίων στην επικοινωνία
  • Βελτίωση του μηνύματος από τον πομπό
               α)Σαφήνεια – ακρίβεια
               β)Πληρότητα
               γ)Περιεκτικότητα – συντομία
  • Αποτελεσματική ακρόαση από τον δέκτη
               α)Παθητική ακρόαση (εξάλειψη θορύβων, συγκέντρωση προσοχής στον δέκτη, οπτική επαφή και νεύματα, έλεγχο προκαταλήψεων)
               β)Ενεργητική ακρόαση (ερωτήσεις, ενθάρρυνση, έλεγχο, ευσυναίσθηση)    
Κανάλια επικοινωνίας στην επιχείρηση
Βασικοί τρόποι επικοινωνίας: τακτικές συναντήσεις προϊσταμένων υφισταμένων, επιστολές, κουτιά παραπόνων, προτάσεων υποδείξεων, διάφορα έντυπα, έρευνες γνωμών και ικανοποίησης των εργαζομένων, οργανώσεις εργαζομένων.